英語で予約や約束を「キャンセルする」ときのスマートな伝え方と言い訳まとめ

ホテルやレストランなどの予約や、会議や診察などの約束を何らかの理由でキャンセルすることは日常的にあるでしょう。キャンセルの中にはキャンセル料が発生したり、キャンセル待ちにされたりすることもあり、それらの英語表現は気になるところです。また、キャンセル時の言い訳や相手を怒らせずに伝えることも重要でしょう。

そこで今回は、予約や約束を「キャンセルする」ときのスマートな伝え方と言い訳をまとめます。

フォーマルな場面でのキャンセル【予約】

日本語では「Reservation」「Booking」「Appointment」はどれも「予約」と表現しますが、Reservation とBookingはホテル・レストラン・列車・劇場などの「場所を確保する」ときに使います。

一方、Appointmentは「時間と場所を決めて何らかの目的で会う」ときに使い、会議・面会・診察などがその代表例です。これらの「予約」を意味する英単語は混同されがちなので、この機会に覚えておきましょう。

まず、ビジネスやフォーマルな場面での予約（Reservation・Booking）のキャンセルに関する表現から見ていきます。ここでは「ホテルやレストランなどの予約」と「航空チケットなどの予約」に分けて、キャンセルの英語フレーズを確認しましょう。

ホテルやレストランなどのキャンセル

インターネットが普及して以来、ホテルやレストランの予約はオンライン上で完結する場合が増えましたが、いろいろな表現を覚えておくとメールやテキストのやり取りもスムーズになるので、しっかりチェックしてくださいね。

ホテルやレストランなどの予約のキャンセルは、基本的に丁寧な表現を使います。また、キャンセル料が発生する場合があるので併せて見ていきましょう。

キャンセルを伝える定番表現

ホテルやレストランなどのキャンセルでよく使われるのは、以下の表現です。

Could I cancel ~ ?

I would like to cancel ~ , please.

Would it be possible to cancel ~ ?

これらの英語フレーズを使った文の前に、名前を告げます。［　］の中を自分の予定に変えればOKです！

I have a reservation for [four] people on [Friday], [5th]  [November].… Could I cancel that, please? （［11月］［5日］［金曜日］に［4］名で予約していますが、キャンセルできますでしょうか？）

I’m sorry, but I would like to cancel my reservation on [Friday] [5th] of [November], please. （申し訳ありませんが、［11月］［5日］［金曜日］の予約をキャンセルしたいのですが）

Would it be possible to cancel my reservation? （予約をキャンセルできますでしょうか？）

キャンセル時に聞かれる定番表現

キャンセルを伝えると、たいてい名前や予約日、人数、予約番号などを聞かれます。それらの質問と返答を見ていきましょう。

Q : May I have your name, please? （お名前を伺えますか？）
A: Sure, my name is [Ichiro Yamada]. （はい、［山田一郎］です）

Q : What is your [contact number]? （お電話番号は？）
A : My number is [0987-654-321]. （電話番号は0987-654-321です）

メールアドレスの場合はcontact numberがemail addressになります。

Q : What date did you make the reservation for? （ご予約は何月何日でしょうか？）
A : Well, I made a reservation for [four] people on [November 5th]. （ええと、［11月5日］に［4］名で予約しました）

What dateをWhat day（何曜日）で尋ねられた場合、答えはthis Saturdayのように曜日で答えます。

キャンセル料に関する表現

キャンセルするとキャンセル料が発生する場合があるので、尋ねたり告げられたりする英語フレーズも見ていきましょう。「キャンセル料」はcancellation feeやcancellation chargeと表現します。

＜キャンセル料について尋ねる＞

Is there a cancellation fee? （キャンセル料がかかりますか？）

Will I need to pay a cancellation fee if I cancel? （キャンセルする場合、キャンセル料を払う必要がありますか？）

Please let me know how much the cancellation fee will be. （キャンセル料がいくらか教えてください）

Until when can I cancel for free? （いつまでならキャンセル料が無料ですか？）

＜キャンセル料について告げられる＞

There will be a fee if you cancel on the day. （当日キャンセルの場合、キャンセル料が発生します）

Cancellation is free until the previous day. （キャンセル料は前日まで無料です）

In according to our policy, you are required to pay a cancellation. （当方の規定に従い、キャンセル料をお支払いいただきます）

We have to charge you a cancellation fee of [30] percent　this time. （今回のキャンセル料として［30］％を請求いたします）

航空チケットなどのキャンセル

航空チケットは予約もキャンセルもオンライン上で完結するケースが多くなっていますが、いろいろな表現を覚えておくと便利なので詳しく見ていきます。また、返金が発生したりキャンセル待ちになったりする場合があるので併せて表現をチェックしましょう。

キャンセルを伝える表現

基本的には、ホテルやレストランで示した定番表現を使います。表現が重複しますが、ここではコールセンターとのやり取りを会話形式で見ていきましょう。

A : Hello, this is ○○ airline. May I help you? （こんにちは、こちらは○○航空です。ご用件は？）

B : Hello, my name is [Ichiro Yamada]. I have a flight reservation on the [1st] of [December], but I would like to cancel it, please. （こんにちは、山田一郎と申します。［12月］［1日］の予約をキャンセルしたいのですが）

A : OK, may I have your name and reservation number, please? （わかりました。お名前と予約番号を教えていただけますか？）

B : My name is [Ichiro Yamada] and my reservation number is [9876]. （名前は［山田一郎］で、予約番号は［9876］です）

A : Thank you. Your flight departs from [Dubai] to [Paris] on the 1st of December. Is it correct? （ありがとうございます。ご予約された飛行機は［ドバイ］発［パリ］行きです。間違いありませんか？）

B : Yes, it is. （はい、間違いありません）

A : All right. … I’ve cancelled that. （承知しました。…キャンセルは完了しました）

B : Thank you so much. I really appreciate it. Bye! （どうもありがございました。本当に感謝します。では！）

返金に関する表現

航空チケットを自己都合でキャンセルしたり、緊急のトラブルなどにより欠航されたりすると、返金される場合があります。「欠航になる」や「中止になる」はbe cancelledで表現し、be動詞の代わりにgetでも表現可能です。また、「返金」はrefundです。動詞「返金する」としての働きもあります。

My flight was cancelled. （飛行機が欠航された）

Q : I would like to have a refund for the air ticket, please. （航空チケットの返金をお願いします）
A: I’m sorry, you are not able to get a refund if you cancel for personal reasons. （自己都合でキャンセルした場合は返金できません）

Can I get a full refund if I cancel? （キャンセルする場合、全額返金されますか？）

Could I get a refund for this reservation （この予約は返金できますか？）

When will I get the refund? （いつ返金が受け取れますか？）

Could you please refund me? （返金をお願いできますか？）

最後の2つの文は航空チケットだけでなく、あらゆる場面で返金をお願いするときに使えます。

キャンセル待ちに関する表現

航空便などはキャンセル待ちをしたり、キャンセル待ちにされたりすることがあります。「キャンセル待ち」はwaiting list（キャンセル待ちの名簿）で表現。主語により動詞を使い分けます。

Could you put me on the waiting list? （キャンセル待ちに入れていただけますか？）

I would like to get on the waiting list. （キャンセル待ちをしたいのですが）

All tickets are reserved, so I was put on the waiting list. （すべてのチケットが予約済みなので、予約待ちにされました）

I’m on the waiting list. （キャンセル待ちをしています）

I’m 3rd on the waiting list. （キャンセル待ちの3番目です）

フォーマルな場面でのキャンセル【約束】

次に、会議や診察などの約束（Appointment）をキャンセルするときの表現を見ていきます。ここでは「診察や美容院など」と「会議・アポなど」に分けて、キャンセルや日程を変更する表現を確認しましょう。当然のことながら、約束をキャンセルするときには、相手を怒らせないように丁寧かつ誠意を持って伝えます。また、誘いを断る定番フレーズも覚えておくと便利です。

診察や美容院などのキャンセル

診察や美容院などのキャンセルや、日程の変更に関する表現から見ていきましょう。

キャンセルを伝える表現

診察や美容院などをキャンセルするときには、いつ予約しているのか等を最初に伝えます。美容院などのキャンセルの際には、以下の文の「with Dr. Smith」の部分を省けばOKです。

I have an appointment with Dr. [Smith] at [4 pm] on the [2nd] of [November]. （［11月］［2日］［午後4時］に［スミス］医師の診察を予約しています）

その後、行けなくなった事実を伝えます。すでに示したキャンセルを伝える表現でも構いません。「行けない」はgoではなくcomeを使いましょう。goは視点から遠ざかるとき、comeは視点に近づいていくときに使います。キャンセル時は話している相手に近づいていくことができない（行けない）ことを伝えているため、comeが使われます。

I won’t be able to come. （行けなくなりました）

I’m not able to make it. （都合が悪くなりました）

I need to cancel my appointment. （予約をキャンセルする必要があります）

I would like to call off the plan. （予約を取り消したいのですが）

約束などを取り消すとき、「キャンセルする」という意味でcall off the plan（予定を中止する）を使ってもいいでしょう。to make itは「都合をつける」という意味。

日程を変更する表現

診察や美容院などは、キャンセルをせずに日程を変更する場合も少なくありません。

I would like to reschedule to [tomorrow]. （［明日］に変更したいのですが）

Can we reschedule? （予約の日時を変更できますか？）

Is it possible to change my appointment? （予約の変更は可能ですか？）

会議・アポなどのキャンセル

会議や面会などのキャンセルはメールの場合がほとんどなので、キャンセルを伝えるメールの例文も見ていきましょう。

会議のキャンセルを伝える表現

会議のキャンセルの場合、変更日を示したり尋ねたりした方が相手の気分を害さないでしょう。

I’m afraid I can’t make it to the meeting on [Wednesday] due to a sudden change in my schedule. （申し訳ありませんが、急な日程の変更により［水曜日］の会議に出席できなくなりました）

due to ~は「～のため」と理由を述べるときの定番表現。メールの場合は、以下のようにもう少しかしこまった表現を使います。

I regret to inform you that I have to cancel our meeting scheduled at [10 am] on [Wednesday]. （残念ながら［水曜日］［午前10時］に予定していた会議はキャンセルしなければなりません）

Could we reschedule our meeting for [next Tuesday]? （会議の日程を［来週の火曜日］に変更していただけませんでしょうか？）

regret to inform ~は「残念ながら~をお知らせします」という意味。また、同僚や上司に会議がキャンセルや変更になったことを伝える場合は、以下のように表現します。

The meeting at [10 am] [tomorrow] has been cancelled. （明日午前10時の会議はキャンセルされました）

The meeting at [10 am] [tomorrow] has been rescheduled for [next week]. （［明日］［午前10時］の会議は［来週］に変更になりました）

アポのキャンセルを伝える表現

基本的には会議のキャンセルと同じように表現しますが、ほとんどがメールでのやり取りです。「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」や「混乱を招いてしまい申し訳ございません」など、とにかく謝罪しましょう。

I am afraid I will be unable to schedule a time to meet with you next week. （残念ながら来週お会いする時間が取れそうにありません）

Unfortunately, due to conflicting schedules, I will not be able to meet with your next week. （残念ながら、スケジュールが重なっているため、来週お会いすることができません）

I apologize for any inconvenience this cancellation may cause. （このキャンセルによりご迷惑をおかけしますことをお詫び申し上げます）

I’m so sorry for the confusion. （混乱を招いてしまい申し訳ございません）

フォーマルな誘いを断る定番表現

フォーマルな場面で誘いを断るときには、キャンセルするときと同じように「残念ですが」「あいにくですが」「申し訳ありませんが」という定番フレーズを使います。以下の定番フレーズは、よくないことを伝えるときに発言を和らげる丁寧な表現です。すでに何度も出てきていますが、再確認してみてください。

I am afraid ~

「残念ながら」という意味で、誘いをキャンセルしたり断ったりするときの定番フレーズ。同じように残念な気持ちを表す定番フレーズにI regret ~もあります。ちなみに、ビジネスメールの場合は、I’mのような短縮形は使いません。

I am afraid I cannot meet with you this time.　（残念ながら今回はお会いできません）

I regret that I will be unable to attend. （残念ながら参加できません）

I am sorry, but ~

「申し訳ありませんが」という意味。強調したいときにはveryを入れます。

I am sorry, but I will be out of the office during that period. （申し訳ありませんが、その期間は不在となります）

I am very sorry, but I have already made plans with my family for that day.（大変申し訳ありませんが、その日はすでに家族との予定があります）

Unfortunately, ~

Unfortunatelyも頻繁に使われる定番フレーズです。すでに何度も出てきていますね。

Unfortunately, I have to decline your offer of employment for personal reasons. （残念ながら、個人的な理由で雇用の申し出を辞退しなければなりません）

Thank you for ~, but ~

誘いを断るときには、感謝の気持ちを表すことも重要です。butの代わりにhoweverでも表現できます。

Thank you for your kind invitation, but I will take a rain check on that. （ご招待いただきありがとうございます。しかし、今回はお断りします）

Thank you for your wonderful offer, however, I cannot accept it at present. （素晴らしい申し出に感謝いたします。しかし、現在それをお受けすることはできません）

take a rain check （on ~）は相手の申し出を丁寧に断る表現で。今回は断るけれど、次回は受け入れる可能性があることを匂わせるニュアンスがあります。

カジュアルな場面でのキャンセル

次に、「行けなくなっちゃった」「ドタキャンしてごめん」など、カジュアルな場面でのキャンセルに関する表現を見ていきます。また、断ったり迷ったりしているときの表現も併せてチェックしましょう。

約束をすっぽかされたりドタキャンされたりするのは、気分がいいものではありません。それは親しい中でも同様です。約束をキャンセルするときには、明確に行けないことを伝えなければ相手は混乱してしまいます。伝えることはしっかり伝え、きちんと謝罪することが大切です。

「行けなくなった」と伝える表現

約束のキャンセルは言いにくいものですが、「行けなくなった」という事実をしっかり伝えましょう。

I won’t be able to go

be able to ~は「~することができる」という意味。won’t（will not）がつくことで「~することができない」ことを表します。すでに出てきた表現ですね。

I won’t be able to go to the event. I’m sorry. （イベントに行けなくなっちゃった。ごめんね）

I can’t make it

make itはフォーマルな場面ですでに出てきましたが、カジュアルな場面でも使用可能です。いきなりこの表現を使うと少し失礼なので、I don’t think（行けないと思う）を使って表現を和らげましょう。

Sorry, I can’t make it. （ごめん、行けなくなっちゃった）

I don’t think I can make it. （行けそうにないよ）

ドタキャンに関する表現

ドタキャンする場合は、謝罪から始めます。なるべく相手を怒らせないように、「謝る ⇒ ドタキャンを伝える ⇒ 許しを請う ⇒ 埋め合わせ」の順で伝えましょう。

ドタキャンする

英語で「ドタキャンする」はback out at the last minuteです。back outは「約束を破る」、at the last minuteは「ギリギリで」という意味。もちろん、back outの代わりにcancelを使ってもいいでしょう。また、「ドタキャンする」のスラングはflakeで表現。約束を守らず信頼を失うイメージで、動詞でも名詞（ドタキャンする人）でも使えます。

He always back out at the last minute. （彼はいつもドタキャンするんだ）

He always flakes at the last minute. （彼はいつもドタキャンするんだ）

He is such a flake. （彼はドタキャンばかりする人だ）

I know this is the last minute, but I have to cancel tomorrow’s gathering. （直前になっちゃったんだけど、明日の集まりをキャンセルしなきゃならなくなったんだ）

I’m sorry for the late notice but I don’t think I can make it tonight. （連絡が遅くなってごめん。でも、今夜行けそうにないんだ）

許しを請う場合は、悪い振る舞いを受けたことで好きになれないときに使うhold it against someone（嫌い続ける）というフレーズを否定形で表現。また、埋め合わせするために、次回の約束についてもつけ加えましょう。

I hope you won’t hold it against me. （悪く思わないでね）

Let me know what day is convenient for you. （都合のいい日を教えて）

ドタキャンされた

onには不利益を表す役割があるため、on meで相手を非難するニュアンスになります。また、「すっぽかす」を意味するstand someone upでも表現可能です。

My boyfriend cancelled on me at the last minute. （彼氏にドタキャンされたわ）

My boyfriend stood me up. （彼氏にすっぽかされた）

I got stood up. （すっぽかされた）

ドタキャンされたときにはThat’s OK.（大丈夫だよ）でも構いませんが、できれば以下のように残念な気持ちを伝えましょう。

I’m sorry to hear that you can’t make it tonight. I was really looking forward to it, but I understand your situation. Hope we can reschedule this soon! （今夜、都合がつかなくて残念だよ。すごく楽しみにしていたんだけど、あなたの置かれた状況も理解できるから。近々また予定を立てられるといいね！）

カジュアルな誘いを断る定番表現

フォーマルな場面で示したThank you for ~, but ~はカジュアルでも使えます。

Not now.

「今はだめ」という意味。家族や親しい友人などに使うカジュアルな表現です。nowの代わりにtodayを使ってもいいでしょう。

Not now. I’m too busy. （今はだめ。すごく忙しいんだ）

Sounds good! But not today. I have lots of work to finish. （いいね！でも今日はだめだな。終えなければならない仕事がたくさんあるんだ）

Maybe next time.

next time（次回）と言っているので「今回はだめだけど次回なら」という表現に思えますが、誘いを断る決まり文句です。日本語の「今度ね」のようなニュアンス。nextの代わりにanotherを使っても表現できます。

Thank you for asking me, but maybe next time. （誘ってもらって嬉しいんだけど、また今度ね）

Sorry, maybe another time. I have something to do today. （ごめん、別の機会にね。今日はやることがあるんだ）

I’d like to ~, but ~

相手を不快にさせないようにやんわりと断る表現。「やりたくない」のではなく「できない」という気持ちを表します。気持ちを強調したい場合は、likeをloveに代えましょう。

I’d like to go, but I can’t go out today. （行きたいけど、今日は出かけられないんだ）

I’d love to join you, but I just can’t. Sorry! （本当に一緒に行きたいんだけど、とにかくムリなんだ。ごめん！）

Sounds good, but ~

「いいね、でも~」という意味。すでに示したように、Sounds good! but ~と分けても構いません。

Sounds good, but not this time. I have too much work to do right now. （いいね、でも今回はムリ。今、抱えてる仕事がすごくあって）

まだ決めかねているときの表現

どうしようか迷って決めかねているときの表現も簡単に見ていきましょう。

I’m not sure ~

「確信が持てない」「迷う」「わからない」という意味。定かではないときやハッキリしないことを表します。

I’m not sure which online English school to choose. （どのオンライン英会話スクールを選べばよいか迷っているんだ）

I can’t decide ~

「決められない」という意味。小さなことから大きなことまで、あらゆる決定に使われます。

I can’t decide what to do next. （次に何をするか決められないよ）

I can’t make up my mind

make up one’s mindで「決心する」「心に決める」という意味。decideと似た表現です。

I just can’t make up my mind. （どうしても決心がつかないんだ）

I’m thinking about ~

決めかねるというより、「考えている」という意味合いが強い表現です。

I’m thinking about emigrating to Canada. （カナダに移住しようかなと考えているところだ）

I’m wondering ~

I’m thinkingと似た表現ですが、I’m wonderingは「~しようかどうか思案している」という意味で、少しニュアンスが異なります。

I’m wondering whether to take on that job. (その仕事を引き受けるかかどうか迷っているんだ)

キャンセルの言い訳・理由は考えておく

どんな場面でも、キャンセルするときには言い訳や理由は考えておくのがベターです。ただしフォーマルな場面では、聞かれるまで特に理由を述べる必要はありません。もちろん、聞かれたら伝えます。ここでは、言い訳や理由をスマートに伝える表現を見ていきましょう。

ハッキリと伝えない言い訳・理由

言い訳や理由をハッキリと伝えずにぼかす表現です。フォーマルな場面では、理由はぼかして伝えても問題ありません。

用事ができた

Something came up. （用事ができちゃって）

I’ve gotta go. Something has just come up at home. （行かなければ。家でちょっと用事ができてしまって）

Something came upは、急に予定が入ったときの言い訳として頻繁に使われます。I’ve gottaはI have got toの省略形で口語表現。

家庭の急な事情

事故、死、急病、新生児誕生など、身内に緊急な出来事が起きたときは、a family emergencyで表現します。「急用ができた」とシンプルに伝えてもいいでしょう。

I have a family emergency and won’t be able to come to work today.（家庭の急な事情で、今日は仕事に行くことができません）

I have an urgent business. （急用ができちゃって）

個人的な理由

個人的な理由や私用ができた場合は、a personal reasonで表現。Something came upを使って簡潔に伝えてもいいでしょう。

I won’t be able to attend the meeting tomorrow due to personal reasons. （個人的な理由により、明日の会議に出席できません）

Something personal came up. （ちょっと個人的な用事ができちゃって）

ハッキリと伝える言い訳・理由

次は、ハッキリと言い訳や理由を伝える表現です。理由別に見ていきましょう。

スケジュールの変更

「スケジュールの変更」は会議のキャンセルのところで示したので、そちらも参照してください。

I’m terribly sorry, but an urgent business trip has come up. （大変申し訳ありませんが、急の出張が入ってしまいました）

仕事

休みの日に急に仕事が入って約束をキャンセルするときの表現。残念な気持ちを伝えましょう。

I was really looking forward to seeing you today, but unfortunately I have to go to work. （今日あなたに会えるのをとても楽しみにしていたんだけど、あいにく仕事に行かなきゃならなくなったの）

体調不良

急なキャンセルでは、体調不良を言い訳や理由にすることが多いかもしれませんね。

I’m sorry, but I’m sick today. Can we hang out another time? （ごめん、今日は調子が悪くて。別の日に遊べる？）

I’m sick の代わりに、I feel sick（気分が悪い）、I’m not feeling well（気分がよくない）、I’m unwell（気分がすぐれない）などで表現してもいいでしょう。hang outは会って時間をともに過ごすことを表します。

忘れてた！

悪気はなかったけれど、「なぜか約束を忘れてしまった」という経験がある人もいるでしょう。

Oh, sorry! I somehow forgot about it. I’ll make up for it. （あっ、ごめん！なぜかわからないけど忘れてたよ。今度埋め合わせするね）

It totally slipped out of my mind. （完全に忘れてた！）

somehowは「どういうわけか」「なぜか」、slip out of ~は「~から消える・抜ける」という意味。somehowは日常会話でよく使う単語なので覚えておきましょう。

キャンセルに関する英語表現が理解できたら