英語での日程調整も楽ちん！スケジュール確認に役立つ英語表現を厳選

多国籍の人が参加する会議や外国人の友人との約束など、ビジネス・プライベートを問わず、日程調整やスケジュール確認を英語で行う機会が増えているかもしれませんね。候補日を提案したり相手の都合を尋ねたりするだけでなく、ときには延期や中止を知らせなければならないでしょう。

この記事では、そんな状況でも英語で楽に日程調整ができるように、英語表現を「ビジネスシーン」「ビジネスメール」「カジュアルシーン」に分けて厳選します。また、海外で使われているスケジュール管理アプリもチェックしてみてくださいね！

ビジネスシーンで役立つ日程調整の英語表現

メールではなく電話などで日程調整をするときに役立つビジネスシーンの英語表現を見ていきます。ビジネスメールでも使える表現があるので覚えておくと便利ですよ。

相手の都合・スケジュールを尋ねる

こちらから「いつ」と指定するのではなく、相手の都合がいい日を尋ねる表現です。それぞれ定番フレーズを見ていきましょう。

いつご都合がよろしいですか？

以下の3つの文は、どれも「いつご都合がよろしいですか？」という意味。availableには多くの意味がありますが、相手の都合を尋ねるときには「手が空いている」や「会うことができる」という意味で使われます。convenientは「都合がいい」、suitableは「適した」という意味で、この3つの単語は都合を尋ねるときの定番ワードです。

When would be your available date?

When would be convenient for you?

When would be suitable for you?

また、1つ目の文のdateをtimeに代えて、「都合のいい時間」を尋ねてもいいでしょう。2つ目と3つ目の文はWhenをWhat timeに代えれば、「都合のいい時間」「適した時間」が尋ねられます。

ご都合を教えてください

相手の都合を尋ねるのではなく、教えてもらうときの英語表現。基本的に丁寧な表現を使います。let me / us knowは「私 / 私たちに知らせて」という意味で、日程調整するときによく使われる英語フレーズです。相手に知らせるときには、I’ll let you know ~のように使います。

Please let me know when would suit you. （ご都合をお知らせください）

Please let us know when is most convenient for you. （一番ご都合がいい日をお知らせください）

Could you please let me know your suitable date? （ご都合がいい日時をお知らせいただけますでしょうか？）

Please give us some time slots of your availability. （ご都合がいい時間帯をお知らせください）

suitはsuitableの動詞で「好都合である」という意味。availabilities（availabilityの複数形）はavailableの名詞で、人に対して使う際には「都合」という意味。time slotsは「時間帯」です。

候補日を提案する

次は、候補日を具体的に示して都合がいいか尋ねる英語表現です。

~はいかがですか？

最も簡単な提案はHow about ~?という英語フレーズです。ビジネスシーンだけでなく、カジュアルシーンでも頻繁に使われます。

How about next Wednesday? （来週の水曜日はいかがですか？）

How about sometime next week? （来週あたりはいかがですか？）

How about on Friday at 2 pm? （金曜日の午後2時はいかがですか？）

~のご都合はいかがですか？

上記と似たような意味合いですが、異なる英語フレーズを見ていきます。

Are you available tomorrow at 11 am? （明日の午前11時のご都合はいかがですか？）

Is next Tuesday convenient for you? （来週の火曜日はご都合いかがでしょうか？）

convenientをsuitableに代えてもOKです。また、それ以外の表現を以下に示しておきます。

Would it be possible to meet during this week? （今週中にお会いすることは可能でしょうか？）

Could we get together again in two weeks? （2週間後にもう一度お会いできますでしょうか？）

自分の都合を伝える

相手から候補日を提案されたときに、自分の都合を伝える表現です。

～は都合がいいです

「大丈夫」「問題ない」「都合がつく」など表現がいくつかありますが、カジュアルシーンでもよく使うフレーズなので覚えておくと役立ちますよ。

I’m available at 11 am tomorrow. （明日の午前11時は都合がいいです）

Next Tuesday sounds good to me. （来週の火曜日は問題ありません）

Friday at 2 pm is fine with me. （金曜日の午後2時は都合がいいです）

I can make it next Wednesday. （来週の水曜日は都合がつきます）

～は都合が悪いです

相手の提案した候補日は都合が合わない場合もあるでしょう。都合が悪いことを伝えるときには、「すみません」や「申し訳ありません」といった表現も添えると感じがいいですね。

I’m afraid I’m not available next Tuesday. （申し訳ありません、来週の火曜日は都合がつきません）

I’m very sorry, but that doesn’t work for me. （申し訳ありませんが、その日は都合がつきません）

Unfortunately, I cannot make it on Friday at 2 pm. （残念ながら、金曜日の午後2時は都合がつきません）

make itは「都合をつける」という意味で、カジュアルシーンでも使う日程調整の定番フレーズ。また、都合が悪いことを伝えた後は、日程を再調整するために別の日を提案します。insteadは「その代わりとして」という意味。

Could we meet next Monday instead? （代わりに来週の月曜日にお会いできますか？）

都合に合わせて調整します

自分の都合が融通のきく人なら、相手の都合に合わせることも可能でしょう。adjust（調整する）の代わりにtailor（合うようにする）を使っても表現できます。

I’ll adjust my schedule to match yours. （あなたの都合に合わせて私の予定を調整します）

スケジュールを変更する

さまざまな事情で予定を遅らせたり早めたりしなければならないでしょう。また、キャンセルする場合もあります。スケジュールを変更するときには、相手を怒らせないように謝罪の言葉を添えてお願いしましょう。

予定を遅らせる

予定を遅らせるときには、push back（後ろへ押しやる）で表現します。

We apologize for any convenience but we’d like to push back the 3 o’clock meeting by 30 minutes. （ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、3時からの会議を30分遅らせたいのですが）

Would it be possible to push back the meeting by an hour? （会議を1時間遅らせることは可能でしょうか？）

予定を早める

予定を早めるときには、move up（前進する）で表現します。遅らせるときの英語フレーズのpush backをmove upに代えても表現可能です。

I’d like to inform you that the conference at 2 pm today is moved up by an hour. （今日の午後2時の会議は1時間前倒しになりましたことをお知らせいたします）

予定をキャンセル・再調整する

予定はあらゆる事情でキャンセルや再調整が必要になります。いざというとき困らないように表現を覚えておきましょう。

I’m sorry, but I’d like to cancel my appointment on Friday, please. （申し訳ありませんが、金曜日の約束をキャンセルしたいのですが）

I’m afraid I can’t make it to the meeting on Friday due to personal reasons. （申し訳ありませんが、個人的な理由により金曜日の会議に出席できません）

Could you please reschedule the appointment time? （アポの時間を変更していただけませんでしょうか？）

Would it be possible to change the interview date from the 15th to the 20th? （面接日を15日から20日に変更することは可能でしょうか？）

ビジネスメールで役立つ日程調整の英語表現

ビジネスシーンでの日程調整は、緊急性が低ければメールでのやり取りです。

ビジネスメールの件名

たくさんメールを受信する人は、たいてい件名を見てメールを開くかどうかを決めます。ですから相手にひと目で何のメールか伝わる件名にすることが重要です。

Subject line : Request to Reschedule : Meeting to decide the project budget on the 15th
件名：スケジュール変更のお願い：15日の新規プロジェクト予算決定会議

Subject line : Postpone : Online Meeting regarding the project X
件名：延期：プロジェクトXに関するオンライン会議

Subject line : Cancellation of Tomorrow’s Meeting
件名：明日の会議のキャンセル

候補日を提案する表現

自分の都合のいい日程で打ち合わせを提案する場合は、「～のご都合はいかがですか？」で示した表現をメールで使って特定の日の都合を尋ねます。ここでは、都合のいい日程をいくつか提示する場合と、都合のいい期間を提示する場合に分けて見ていきましょう。

また、候補日を提示されたメールには、都合がいい場合も悪い場合も、ビジネスシーンで示した表現を使って返信します。

ちなみに、曜日や日付の書き方はアメリカ英語とイギリス英語では異なります。

アメリカ英語：曜日・月・日・年
イギリス英語：曜日・日・月・年

都合がいい日をいくつか提示

候補日をいくつか提示するときには、以下のようにメールを書きます。

We are available on the following dates.

Tue Nov 22nd at 9:00 am – 10:00 am
Wed Nov 23rd at 2:00 pm – 3:00 pm
Thu Nov 24th at 10:00 am – 11:00 am or 4:00 pm – 5:00 pm

Please let us know your availability.

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当方の都合のいい日は以下の通りです。

11月22日（火）9:00 am – 10:00 am
11月23日（水）2:00 pm – 3:00 pm
11月24日（木）10:00 am – 11:00 am または 4:00 pm – 5:00 pm

ご都合に合う日時をお知らせください。

都合がいい期間を提示

上記では特定の日程を示して提案しましたが、「来週」のように都合がいい期間を示して提案することも可能です。この場合は、上記の例の「We are availableから5:00 pmまで」を以下のように代えましょう。duringは入れても入れなくても意味は変わりません。

We will be available any time (during) the week after next. （再来週はいつでも都合がつきます）

スケジュールを延期・再調整する

すでに決まったスケジュールを延期・再調整するときには、スケジュール変更を伝えた後に、代替日を提案するようにします。可能であれば、延期・再調整の理由も簡単に添えてお詫びしましょう。

Unfortunately, I have to reschedule the meeting due to an urgent business trip.
Please take a look at the following alternatives and let me know which one suits your schedule.

Mon 1st Dec at 1:00 pm
Tue 2nd Dec at 9 :00 am
Wed 3rd Dec at 3:00 pm

I deeply apologize for rescheduling our meeting on such short notice, and I sincerely hope we will meet another day.

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残念ながら、急な出張のため、打ち合わせの日程を変更しなければなりません。
以下の代替日をご確認の上、都合がいい日をお知らせください。

12月1日1:00 pm
12月2日9 :00 am
12月3日3:00 pm

このような急なお知らせで打ち合わせの予定を変更したことを深くお詫び申し上げます。また別の日にお会いできることを心から願っています。

予定のキャンセルを伝える

すでに決まった予定のキャンセルを伝える表現です。予定の延期の場合は、以下のcancelledをpostponedに代えて、due to以下に理由を入れます。

This is to inform you the meeting on Dec 5th has been cancelled due to an urgent schedule change by Mr. Smith.
I’m very sorry for the short notice. Thank you for your understanding.

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スミス氏の予定が急に変更になったため、12月5日の会議はキャンセルとなったことをお知らせします。
急なお知らせで大変申し訳ありません。ご理解いただきありがとうございます。

カジュアルシーンで役立つ日程調整の英語表現

ビジネスシーンの日程調整に関する英語表現を見てきましたが、カジュアルシーンで使われる英単語や表現もあまり変わりません。すでに出てきた英単語や表現もありますが、カジュアルな場でよく使う英語表現も見ていきましょう。

都合がいいか尋ねる・答える

相手の都合やスケジュールを尋ねるときと答えるときの定番フレーズです。good以外はビジネスシーンでも使われますが、返事の仕方が異なるので注意しましょう。

available

availableはすでに述べたように、「手が空いている」や「会うことができる」という意味です。

A : Are you available tonight? （今夜空いてる？）

B : Sure! Why? （もちろん！どうして？）

C : Sorry, I’m not. （ごめん、空いてないや）

good

goodは友人同士の日程調整で最も使われる英単語かもしれません。もちろん、以下の文はgoodの代わりにconvenientやsuitableでも表現できます。

A : What time is good for you? （何時が都合がいい？）

B : Well, how about 6 pm? （うーん、午後6時はどう？）

A : Sounds good!（いいね！）

convenient

convenientもすでに出てきたように、「都合がいい」という意味です。

A : Is Saturday convenient for you? （土曜日は都合がいい？）

B : Yep, but only morning. Is that OK? （うん、でも朝だけ。それでもいい？）

A : Actually, morning is not convenient for me. How about Sunday afternoon? （実は、朝は都合がつかないんだ。日曜日の午後はどう？）

B : That sounds better! （その方がいいね！）

「～はどう？」と日程を提案するときには、「How about ~ ?」「What about ~?」「Would ~ be OK?」といった表現を使います。

suitable

suitableもすでに出てきた英単語で、「適した」という意味です。Let me checkは「確認させて」という意味。

A : What day is suitable for you? （何曜日が都合がいい？）

B : Let me check my schedule… Wednesday would be best. （スケジュールを確認させて…水曜日が一番都合がいいよ）

A : Great! （いいね！）

suit

suitもすでに出てきた英単語ですが、カジュアルシーンでも使われます。主語は場所や時間となり、「人に都合がいい」ことを表します。

A : Does Monday at 6 pm suit you? （月曜日の午後6時は都合がいい？）

B : That suits me best. （一番都合がいいよ）

C : Sorry, that doesn’t suit me. What about Tuesday?（ごめん、都合がつかないな。火曜日はどう？）

That doesn’t suit meの代わりに、That doesn’t work for meを使っても同じ意味です。

時間があるか尋ねる・答える

時間があるか尋ねるときと答えるときの定番フレーズも確認しましょう。

free

freeには「自由な」や「無料な」などをはじめ、いろいろな意味があります。その中の1つが、ここで使う「手が空いた」「暇な」という意味のfreeで、友人同士でよく使います。

A : Are you free this Saturday? （今週の土曜日、空いてる？）

B : Yep, I’m free. Why? （うん、空いてるよ。なんで？）

A : I want to watch a new movie. Are you interested in? （新しい映画を見たいんだ。興味ある？）

B : Yeah, pretty much. Which one? （うん、かなりね。どの映画？）

have time

have timeは「時間がある」という意味。

A : Do you have time Friday night? （金曜日の夜時間ある？）

B : Sure! （もちろん！）

C : Not really. Would Saturday night be OK?（あんまり。土曜日の夜でもいい？）

have plans

have a planは「考えがある」や「名案がある」という意味で、have plansは「予定がある」という意味です。予定が1つしかなくても、plansを使います。この2つの英語フレーズを混同している人が多いので注意しましょう。

A : Do you have any plans for the weekend? （週末、予定ある？）

B : Not yet. （今のところはないよ）

C : Kind of. （一応ね）

延期・キャンセルする

予定を延期したりキャンセルしたりするときには、謝罪の言葉もつけ加えましょう。

延期する

「延期する」にはpostponeやdelayがありますが、美容院や女子会などの延期には、よりくだけた表現のput offが最適。「女子会」の英語はa girls’ night out、「飲み会」はa drinking partyです。

Can we put off the girls’ night out until next week? （女子会を来週まで延期してもいい？）

Is it possible to put off my appointment for a week? （予約を1週間、延期できますか？）

The drinking party has been put off. （飲み会は延期になったよ）

キャンセルする

カジュアルな場面では、キャンセルするときに、cancelという英単語は使いません。「会えない」や「行けない」など、事実を伝える表現を使います。

I won’t be able to go to the party tonight. I’m sorry. （今夜パーティーに行けなくなっちゃった。ごめんね）

Sorry, I can’t meet you tonight. Something urgent came up. （ごめん、今夜会えないんだ。急用ができちゃって）

I’ve got a lot of work to do tonight. Can I take a rain check? I’ll make up for it. （今夜はやることがたくさんあるんだ。またの機会でもいいかな？今度埋め合わせするよ）

take a rain checkは誘いを断るときに便利なフレーズで、「今回は断るけど、また誘ってね」という意味を含みます。

ドタキャンする

「ドタキャンする」はback out at the last minuteと表現します。back outは「約束を破る」、at the last minuteは「土壇場で」という意味。スラングは「ひらひらと落ちる」という意味のflakeを使い、言葉の通り信頼がひらひらと落ちていくイメージです。

Sorry to back out at the last minute.　（ドタキャンしてごめんね）

She often flakes at the last minute. （彼女はよくドタキャンするんだ）

Don’t back out at the last minute! （ドタキャンしないでね！）

英語圏で使われている日程調整アプリ4選

最後に、英語圏で使われている日程調整アプリを簡単にご紹介します。英語圏ではLINEがほとんど使われていないので、「LINEスケジュール」などは知られていません。

Google Calendar

OSがAndroidまたはWindowsの人の多くがGoogle Calendarを使っています。Googleアカウントと連動していて自動的にデータが同期されるため、PC、スマホ、タブレットなど異なるデバイスでも日程が調整できるので便利。もちろん予定の場所を入力すれば、Googleマップに予定が反映されます。

また、Googleアカウントを持つ人とカレンダー情報を共有でき、情報共有のレベルを4段階から選択できるのも選ばれる理由の1つ。さらに、Googleアカウントでビデオ会議ツールのGoogle Meetを簡単に設定できるなど、多くのメリットがあるから選ばれているのでしょう。

Calendar (Apple)

Appleユーザーの多くが、iOSに標準搭載されているCalendarを使っています。Google Calendarと機能も変わらず、使いやすくて便利です。Google Calendarとデータの同期もできるので、他のカレンダーアプリをダウンロードする必要がないのでしょう。

Outlook Calendar

さまざまなサービスとつながるOutlook Calendarは、多くの人が仕事で使っています。仕事で使われる理由は、MicrosoftのメールソフトであるOutlookでスケジュール管理ができる上、作業の期限管理ができるタスク機能があって便利だから。帰宅後に自身のPCでログインし、予定などを確認する人も少なくありません。

Calendly

スマホでもPCでも使え、あらゆるOS（Windows OS、iOS、Android OS）に対応したビジネスに特化したアプリ。60日間のトライアル後は有料となることからも分かるように、機能は豊富です。特筆すべきは、予定が異なるユーザー同士でも、メールのやり取りをせずに予定が組めて時間を節約できることでしょう。

参考：Calendly

日程調整の英語表現を実践で身につけたい人は