英文メール35万通を分析して分かった「返信率を高める締めのフレーズ」とは？

もしあなたが海外の仕事に携わっているとすれば、営業や問い合わせへの対応など英語でメールをする場面が必ずあるでしょう。頻繁に連絡を取っている相手ならともかく、初めて連絡する相手にメールを送るときは、きちんと返事が返ってくるか不安になるものです。

そういった場合、メールの本文では言葉遣いを丁寧にし、相手が返信したくなるよう心がけると思います。一方、メールの最後につける「締めのフレーズ」はどうでしょうか？ 「Best regards」や「Kind regards」など無難なフレーズを、署名とともに定型文としてメールアプリに保存している人も多いのでは。

しかしこのほど、GmailやOutlookに対応するプラグインサービス「Boomerang」の開発元が実施した調査で、最も返信率が高い「締めのフレーズ」が判明しました。この調査によると、「感謝」の気持ちを含んだ締めのフレーズが相手からの返信率を高めるそう。しかも、返信率の差は歴然だと言うのです。

あるとないでは大違い、「感謝」の気持ちは返信率を36％高める

「Boomerang」の開発元は、同社のプラグインを使って送られた「35万通」もの英文のビジネスメールを分析。締めのフレーズとその返信の有無の相関を調査しました。

先述の通り、締めのフレーズに「感謝」の気持ちを表すものが最も返信率を高める結果となったのですが、その前に、同社が割り出した「ネイティブが普段よく使うフレーズ」をご紹介します。

どれもおなじみのフレーズですね。しかし注目したいのは、相手にフォーマルな印象を与えるはずの「Sincerely」や「Yours truly」などが出てこないこと。日本人はビジネスメールを丁寧に書く傾向にありますが、海外では意外とカジュアルな表現が好まれているのです。

さて、人気のフレーズをおさらいしたところで、いよいよ「返信率が高い締めのフレーズ」を見ていきます。

最も返信率が高かったのが「Thanks in advance」で65.7%。続いて、「Thanks（63%）」、「Thank you（57.9%）」。そのあとに、先ほどの人気フレーズランキングに入っていたおなじみのフレーズが並んでいます。

調査結果によると、1〜3位を占めた感謝を表す締めのフレーズが含まれるメールの返信率は平均で「62.5%」。一方、含まれないメールでは「46.0%」でした。

つまり、感謝を表す締めのフレーズが入っているメールの返信率は、そうでないメールと比べて「36.0%」の相対的増加となります。メールの内容次第ではあると思うのですが、「締め」の違いも見逃せないのではないでしょうか。

締め以外で使いたい「感謝」を表すフレーズ集

「感謝」の気持ちを表す言葉が返信率を高めることは分かりました。ならば締めのフレーズだけでなく、本文でも適度に使いたいものです。そこで、メールの本文で使える「感謝」に関するフレーズをご紹介します。

基本的なフレーズには次のようなものがあります。

・Thank you for —
例：Thank you for your support.
訳：ご支援ありがとうございます。

・I appreciate —
例：I appreciate your prompt reply.
訳：あなたの早急な回答に感謝します。

・I am grateful for —
例：I am grateful for your concern.
訳：あなたのお気遣いに感謝します。

上記3フレーズはすべて、下線部の後ろには「名詞」が来ることに注意してください。もし相手の行動に対して感謝したい場合は、動詞に「ing」を付け「動名詞」に変化させます。

例：Thank you for taking your time.
訳：お時間を割いていただいてありがとうございます。

続いて、間接的に感謝を伝えるフレーズです。

・You have been very helpful.
訳：とても助かりました。

・You should not have!
訳：どうもありがとう！（こんなことまでしてくれたのですね！）

・I owe you a lot.
訳：おかげでうまくいきました。

最後に、強く感謝を伝えたい場合はこちらを使ってみましょう。

・Thank you from the bottom of my heart.
訳：心を込めて感謝します。

いかがでしたか？ メールに「感謝の気持ち」を散りばめることで、相手にとってより気持ちの良いメールとなるでしょう。

さっそくこのあと、メールの署名にある締めのフレーズを変更してみませんか？

執筆：中井千尋・編集：岡徳之（Livit）