英語メールの「返信」で困ったときの基本表現とビジネスメール例文集を解説

仕事上で英語のメールにチャレンジする人は、どう書いたらよいのか、どうしたらスピーディに返信できるようになるか、悩んでいる人もいるでしょう。

英語メールをこれからお仕事で使う人、英語メールスキルのアップをしたい人双方に役立つ、英文メールの書き方と、文例をご紹介します。日本語と同様、英文の手紙・メールには定型文や特定の場面で使う表現があるので、ある程度形を覚えることで、スムーズに英語で返信できるようになります。

英語のビジネスメールの基本

まずは、英語のビジネスメールについて、最低限知っておきたいポイントを紹介します。

英語のビジネスメールの基本は、以下の3点を意識することです。

・簡潔に書くこと
・決まり文句・定型文を外さないこと
・結論から書き、読み手がスピーディに読めるようにすること

英語のビジネスメールは日本語のメールより、かなりシンプルです。一度ルールを覚えてしまえば、英語力に自信がない人でも比較的簡単に返信を書くことができるようになります。

英語のビジネスメールは簡潔さがポイント

英語のビジネスメールでの大前提は「簡潔さ」です。英語圏のビジネスパーソンは、「時は金なり」と考えている人が多く、読むのに時間がかかる長い文章を好みません。英語圏でのビジネスではメールをやり取りする回数が多い傾向があり、毎回長々としたメールを送っていては、読んでもらうのにも、返事が返ってくるのにも時間がかかります。

「結論ファーストで用件に入る」「いつまでに返信が必要か期日を明記する」を意識して、相手が流し読みをしても、内容が把握できるメールが理想です。

英語のビジネスメールの基本フォーマット

日本語でのメールと同様に、英文メールでも「基本の型＝フォーマット」があります。

（1）タイトル
タイトルは簡潔で具体的に。3～5語+金額・日付など数字を1点入れると、楽に書くことができます。

（2）挨拶・お礼
英語圏では、お礼の表現をメールに非常に多く使います。メール文頭では、お礼と挨拶は1つとして、簡潔に謝意を表しておきましょう。

（3）用件
「相手に伝えたい・質問したいこと」「相手に取ってほしいアクション・期限や日時」の2点を明記してください。また、1通のメールには1つの用件とすることで、相手に漏れなく必要な情報を提示できます。5W1Hをすべてカバーしようとして長いメールを書いてしまうのはNGです。用件が お詫びの場合には、My apologies for ～. （～についてお詫びいたします）と、謝罪表現を使います。

（4）結語
ビジネス上では、締めの挨拶としてBest Regards,・Kind Regards,・Regards, などが特によく使われます。ホスピタリティ系で特に好まれるWarm Regards, など業界によって多用される表現もあります。用件がお詫びの場合は、I would like you to allow my apologies again.（改めてお詫びいたします）など、改めて謝罪の文章を入れましょう。

例文

「返信する」は英語でなんていう？

ところで、英語で「返信する」という言葉は、いくつかのパターンがあります。ネイティブは、通常いくつかのニュアンスが異なる言葉を使い分けているので、具体的にそれぞれの「返信」のニュアンスを確認しておきましょう。

reply

Replyは、もっとも日本語の”返信”に近い言葉で、「メールに対する返信」を意味します。メールに書いてある文章の内容には関係なく、「返信」をいいたいときに広く使用することができます。

I would like to have your reply to this message. （このメールに返信をお願いします。）

Please reply as soon as possible. （できるだけ早く返信をください。）

response

Responseは、Yes/Noなど主に「クリアな結論が欲しいとき」または「返信の有無が問題になるとき」に使います。

I would like to have a response on your attendance at the meeting. （会議の出欠についてご返信ください。）

Unfortunately, I have not had a response from you yet. （恐れ入りますが、お返事をまだいただいておりません。）

get back to

Get back toは、調べて確認してから返信するなど「返信の前に何か取るべきアクションがあるとき」に多く使われます。そのため、返信+対応のニュアンスが入っているものと考えてよいでしょう。

I will get back to you after the confirmation. （確認した後返信します。)

I regret to say that they have got back to me with insufficient answers. （残念ながら十分なご回答をいただけませんでした。）

write back

「メールや手紙に返事をする」「回答を記載する」という意味で使われることが多いのが、Write backという表現です。口頭では使われません。

I would appreciate it if you could write back to me your inline comment on their questions below. （彼らの質問に対して、インラインで返信してくだされば幸いです。）

I will write back to you today. Could you please wait for me? （本日中にコメントをお返ししますのでお待ちいただけますか？

【シーン別】英語メールの返信で役立つフレーズ集

ここからは、英語メールの返信で役立つフレーズを紹介します。

・はじめて/久しぶりの相手とやり取りするフレーズ
・感謝を伝えるフレーズ
・返信にお礼をするフレーズ
・返信を督促・リマインドするフレーズ
・返信が遅れたことに謝罪するフレーズ
・相手にお願いごとをするフレーズ
・返信不要であることを伝えるフレーズ

シーンを問わず、非常によく使われる表現を集めました。今日からでも英語メールの返信で使うことができますよ！

初めての相手・久しぶりに連絡を取る相手にメールを送るとき

ビジネスでの自己紹介の場合には、By way of introductions,で始まる表現を覚えておくと便利です。また、e-mailでしかやり取りしない相手にカジュアルに使える「はじめまして」の表現も知っておきましょう。

By way of introductions, I am ~, working for … Div. with Mr. —. （自己紹介をさせていただきますと、私は～と申します。…部で—さんと一緒に働いています。）

Hope this message finds you well. I am~. （ご清祥のことと存じます。私は～と申します。）

Nice to e-meet you. I am ~ working for the … division. （メールではじめまして。…部の～です。)
※カジュアルな表現。同じくらいの職位の人・同僚同士で

It has been a while since our last meeting. Hope all is well with you. （前回お会いしたときからご無沙汰しております。お元気でお過ごしのことと思います。）

Hope you have been well. （お元気でお過ごしのことと思います。）

相手に感謝を伝えるとき

感謝を伝えるときのMany thanksや I appreciate it a lot は非常によく使うので、決まった言い方として覚えておくとよいでしょう。

Thank you very much for your inquiry. （お問い合わせをありがとうございます。）

It is nice to have heard from you. Many thanks. （お知らせ/お便りをありがとうございます。）

Thank you very much for your message. （メールをありがとうございます。）

I am grateful for your positive feedback. （ポジティブなフィードバックをありがとうございました。感謝いたします。）

Thank you very much for your warm words. I appreciate it a lot. （温かいお言葉をありがとうございます。）

メールや問い合わせをもらったという状況では、簡潔にThank you very much for your message.が多用されています。

相手からの返信にお礼をするとき

返信のお礼は、早い・詳細である・役に立ったということを表現すると、より相手に気持ちが伝わります。

Thank you very much for your swift reply. （迅速な返信をありがとうございます。）

Thank you very much for your quick response. （早速ご返信をありがとうございます。）

Many thanks for your response. It is extremely helpful for me. （返信をありがとうございました。大変助かりました。）

Thank you very much for getting back to me quickly. （迅速なご対応をありがとうございました。）

I am grateful that you have written back to me in detail. （詳細なご回答をありがとうございました。）

返信が遅れたことに謝罪するとき

お詫びは難しいものですが、お詫びのタイミングが遅くなればなるほど、印象が悪くなるリスクがあります。I am sorry ～で始まる基本の言い方、ビジネスで頻出のMy apologies for ～と、2つの言い方を押さえて、迅速にお詫びを入れましょう。

I am sorry for my late reply. （返信が遅くなり、申し訳ありません。）

Sorry for letting you wait. （お待たせして申し訳ないです。）

My apologies for this late reply. （返信が遅くなり、申し訳ありませんでした。）

I am sincerely sorry that I have not seen your e-mail until now. （今までメールに気づかず、返信が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。）

Thank you for your patience with this slow response. （返信をお待ちいただき、ありがとうございました。）
※「お待たせして申し訳ありません」の婉曲表現。わかりやすく丁寧ないい方。

返信を催促・リマインドするとき

督促もお詫びと同様に状況によっては難しいものですが、やはりタイミングを逸すると意味がないものです。そこで、This is friendly reminder 、This is gentle reminderの言い方は使いやすいので、覚えておきましょう。

また、I was wondering~ の表現は、間接的な表現ですが、とても丁寧な表現であることも覚えておきたいところです。

This is a friendly reminder that ～ is due tomorrow. （～について明日期限ですので、お忘れなく。）

This email is to remind you that ～. （未対応の～についてご確認ください。）

I was wondering if you saw my inquiry. It would be great if you could let me know what you think. （問い合わせについてどうされたか、と思っているところです。ご返信の上、お考えをご教示いただけますでしょうか。）
※間接表現を使った大変丁寧な言い方です。

If you have not yet replied, please kindly do so by tomorrow afternoon. （もし返信されていなければ、明日までにお願いします。）

I am sending you this reminder to ～. （～についてご確認いただきたく、メールを差し上げております。）

相手にお願いごとがあるとき

お願いごとの表現は同僚の場合にはPlease+命令法でも問題はありませんが、職位が上・お客様の場合は、Could you？など、できるだけ仮定法を使った丁寧な表現をしておきましょう。

May I ask you a favor？Could you help me with the preparation of material when you get back to the office? （お願いがあります。帰社次第、資料の用意を手伝ってもらってよろしいですか？）

May I ask you to attend the meeting? （会議に出席してもらえますでしょうか。）

May I take a look at the report that you have issued last week? （先週の貴社発行のレポートを見たいのですが、よろしいでしょうか？）

Could you please share a file (title: ——–) with me? （——–というファイルをお送りいただけますでしょうか。）

Could you mind sending me a file that you have submitted to the secretariat last week? （事務局に提出されたファイルをこちらにお送りいただいてよろしいでしょうか？）
※仮定法を使った丁寧な言い方

I would appreciate it if you could get back to me by Monday morning. （月曜までにご返信を頂戴できますと幸いです。）
※仮定法を使った非常に丁寧な言い方

相手に返信不要を伝えるとき

返信不要は、no reply neededまたは、no response necessaryと表現します。非常によく使う表現なので、NRNと略して表現するケースが多く見られます。

This is just a friendly reminder to let you confirm about the upcoming events. NRN. （今後のイベントのご確認のためのメールです。返信不要です。）

You do not have to reply. （返信不要です。）

It’s fine even if you don’t reply. （お目通しいただければ結構です。返信不要です。）

You do not need to reply if you will attend. （出席されるなら返信は不要です。）

Please be noted that you are not requested to reply to this message, Thank you. （このメールには返信は必要ありませんのでご留意ください。）
※送付先が多人数の時などに使用し、各種案内メールの末尾やフッターなどに記載する。

まとめ

英文メールは、書き方の基本とフォーマットをおさえること、そして定型表現をおさえることにより、英語の実力にかかわらず、誰でも書けるようになります。今回ご紹介したことを使って、ぜひわかりやすいメールを書いてみてください。

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