仕事で英語の書類を作るとき、「A4の紙1枚にまとめてください」と言われたことはありませんか？A4の紙1枚で果たして英語何語くらいになるのか、見当をつけるのが難しいですよね。また、「A4」は日本では一般に書類に使われる用紙サイズですが、北米では異なる用紙の規格が使われています。普段意外に気づかない、英語ビジネスに必須の用紙の知識を身につけておきましょう。
英語ビジネスに使う紙のサイズを知っておこう
印刷やコピーに最もよく使われる「A4」の紙。「A」とは国際的な紙の規格で、「A0」サイズの16分の1が「A4」サイズに当たります。
でも、海外ではそもそもA規格の紙を使っていないことがあり、「A4の紙」と言ってもわかってもらえないかもしれません。書類に使われる基本的な紙の用語を見ていきましょう。
北米ではA4ではなくLetter Sizeを使う
日本で使う「A4の紙」はA-four paper またはA-four size paperのように呼びますが、実はアメリカやカナダなど北米の国では同じくらいのサイズのLetter Sizeという用紙を使うのが一般的。パソコンで「印刷」の用紙サイズを見るとたいてい、「レター」という選択肢が入っているはずです。
A4 paper（A4の紙）：210×297 mm
Letter Size（レターサイズ）：215.9×279.4 mm（8.5×11 inches）
Letter Sizeのほうが、やや縦が短くなっています。また、単位はinchを基準に作られているため、mm（ミリメートル）にすると中途半端な数字になってしまいます。
Legal Sizeの紙とは？
プリンタの「用紙サイズ」には、Legal Size（リーガルサイズ）もあります。legal（法律の）という名前の通り、契約書や会計報告書などに使われる紙で、アメリカ政府の公文書はこのLegal Sizeで作られています。
Legal Size（リーガルサイズ）：215.9×355.6 mm（8.5×14 inches）
北米ではこのほか会計用にLedger Size（レジャーサイズ）の紙が使われることがあります。ledgerとは「台帳」という意味。やや厚めの耐久性がある紙で、帳簿にしやすいようruled line（罫線）が引かれています。
Ledger Size（レジャーサイズ）：431.8×279.4 mm（17×11 inches）
＊横長の紙です。
B5サイズは使わない？
日本ではA4より少し小さい「B5」サイズの紙が使われることもありますが、この「B」は江戸時代の「美濃紙」に由来する日本独自の規格。海外にも「B」規格が存在しますが、日本とはサイズが異なり、しかもあまり一般的ではありません。外国人にB-five paper（B5の紙）と言っても通じない可能性が高いでしょう。
LetterやLegalの書類を印刷するには
PDFで書類をやりとりすることが多い今、紙のサイズを気にすることが少なくなっているかもしれませんが、いざプリントアウトしようとすると、「Letter SizeやLegal Sizeの紙なんて持っていない」「A4の紙で印刷しようとしたらうまくいかない」ということになりかねません。LetterやLegalのPDF書類を印刷するときの注意事項を知っておきましょう。
LetterやLegalの書類をA4に印刷するには
Adobe Acrobat Readerの「ファイル」＞「プロパティ」を見ると「ページサイズ」が表示されていて、A4かLetterかLegalか、といったことが判断できます。A4より縦が長いLegalを印刷するには、「印刷」で「PDFのページサイズに合わせて用紙を選択」のチェックをはずしてA4用紙で印刷します。LetterはチェックしたままA4で印刷しても大丈夫です。
LetterやLegalのままで印刷するには
LetterやLegalの用紙があってそれに印刷したい場合は、「PDFのページサイズに合わせて用紙を選択」にチェックが入ったままにして、印刷画面で用紙サイズの「レター」や「リーガル」を選択してください（プリンタが「レター」や「リーガル」に対応している必要があります）。
例えばワープロソフト「Microsoft Word」は初期設定で「40字×36行＝1,440字」となっていて、日本語で「A4の紙1枚分」と言うと、それくらいの文字数を予定しておけばいいとわかります。それでは、英語で書類を書くときは？いざというときに困らないよう、基本的なことを知っておきましょう。
A4の紙1枚は500～600語
Wordで書類を作っているとき、画面の左下に文字数が表示されます（表示されていない場合、「校閲」＞「文章校正」＞「文字カウント」で確認してみてください）。英語の文章量はletter（文字）ではなくword（単語）の数で数えるので、１ページに「何語あるか」を確認することになります。
例えばWordの初期設定の状態で、改行など入れず文をつなげて英文を入力していくと、A4の紙1枚に500～600語入力できるとされています。改行して段落の間を1行空けながら入力した場合、400～500語だと思えばいいでしょう。
500～600語ってどれくらいの長さ？
例えばTOEIC Writing Testの「意見を記述する問題」では、基本的に300語以上書くとよいとされています。すなわち、300語くらいあれば、起承転結のある整った文章が書けるということです。
例として、レアジョブのDaily News Articleを見てみてください。
1記事につき300語弱で、TOEIC対策としては、これより少々長めに書けばいいということになります。この記事2つ分で、500-600語、A4の紙1枚程度です。
A4の紙を英語学習に活用しよう
A4の紙1枚でどれくらいの語数になるかイメージがつかめたら、TOEIC Writing Testの問題サンプルや問題集などを見ながら、A4のファイルに答えの文章を入力してみましょう。300語であれば、A4サイズを3分の2くらい埋めることができれば大丈夫。念のためWordの文字カウントで語数を確認してみてください。
なお、『A4一枚英語勉強法 見るだけで英語ペラペラになる』という英語学習書は人気があり、A4の紙1枚というサイズは、覚えるべきことをまとめるのにいいサイズだとも言えます。用語集やフレーズ集など、自分なりの「A4学習シート」を作ってみてはいかがでしょうか。
紙のサイズや語数にまつわる英語フレーズ
「A4の紙にまとめて」「〇語程度で」など、ビジネスで使う、書類にまつわる英語表現を覚えておきましょう。
紙のサイズについて話す
Can you write one A4 page report?（A4の紙1枚に報告をまとめてもらえますか？）
Letter size paper is not available. Is A4 size paper fine?（レターサイズの紙はありません。A4サイズでいいですか？）
A4 size paper is almost the same as letter size paper, the length is a little longer.（A4の紙はレターサイズの紙とほぼ同じ大きさで、縦がやや長くなっています）
語数について話す
Can you prepare a report of about 500 words?（500語程度の報告書を用意してもらえますか？）
Somewhere between 1,000 and 1,200 words is fine.（1,000語から1,200語の間くらいがいいです）
This is 100 words more/less than expected.（思っていたより100語多い／少ないですね）
海外で使われる紙についてわかったら
外国人にDo you use A4 paper?（A4の紙使いますか？）のように聞いてみると、よその国のオフィス事情がわかってくるかもしれません。
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