ビジネス相手に角を立てずに催促するための英語表現をマスターしよう!

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ビジネス相手に何かを催促するのは、楽しい仕事ではありません。期日までに連絡が来ない、支払いがされない、商品が納品されないときなどでも、今後の付き合いを考えて、角が立たないように催促するのが大切ですよね。

今回は、「あの件はどうなりましたか?」など、ビジネス相手に催促するときに必要な英語フレーズをクイズ形式で紹介します!

プロジェクトについての連絡を催促する

日本では「あの件どうなりましたか?」をよく使います。けれども、英語でビジネス相手に催促をするときは、「あの件」が何かをできるだけ明確にしましょう。今回は「あの件」=「進行中のプロジェクト」ということにします。

それでは、取引先の担当者に「プロジェクトの進捗を教えてください」と尋ねるときのフレーズで正しいのはAとBのどちらでしょうか?

A. Could you please update me on the project?
B. Could you please give me any news about the project?

直接、当事者に電話やメールなどで進捗を聞きたいときに使う言葉は“update”です。Bの例文にある“news”は、(他の)担当者から何か聞いていないかを質問する場合に使います。ですから、クイズの正解はAです。

“update”の他には、”what happened to ~“を使うこともできます。

Could you tell me what happened to the project?
(プロジェクトはどうなっていますか?)

もしも、何か明確にできない事情があって、どうしても「あの件」と言わなくてはいけないときは、“that matter”や“that thing”を使いましょう。

「支払いの期日が過ぎているのですが…」支払いを催促する

何でもきっぱりと言う印象のある英語圏のビジネスですが、支払期限の過ぎた支払いの催促には、丁寧にそして慎重になることが多いです。それでは、取引先の支払い担当者に、支払いの催促をするときに望ましいフレーズはどちらでしょうか?

A. Could you tell me when you can pay for the invoice No.1000?
(いつ請求書No.1000のお支払いをしてもらえますか?)
B. Could you confirm if you received the invoice No.1000?
(請求書No.1000を受け取っているか確認していただけますか?)

支払い期限が過ぎていても、いきなり支払いのお願いをするのは少し荒っぽいですよね。ですから、まず、請求書を受け取っているか確認しましょう。クイズの正解はBです。

相手方が請求書を受け取っていることを確認できたら、次のように支払いがされていないことを伝えます。

As of today, we found that this invoice is still outstanding in our records.
(私たちの記録では、今日現在この請求書はまだ支払いがされておりません。)

相手方と支払いがされてないことを確認したうえで、Aの例文のように支払いの催促をしましょう。

商品が納品されていない…。連絡を催促する

商品が予定どおりに納品されないと、ビジネスに支障が出るときがありますよね。取引先に、納期について、至急連絡してほしいと伝えるフレーズで正しいのはAとBのどちらでしょうか?

A. Please contact us about the delivery as soon as possible.
B. Please contact us about the delivery at your earliest convenience.

“as soon as possible”と“at your earliest convenience”はどちらも「できるだけ早く」という意味があります。けれども、“at your earliest convenience”は、丁寧ではありますが、至急ということが伝わりません。あくまでも「相手の都合がつき次第、できるだけ早く」というメッセージになってしまうので、すぐに連絡をもらえない場合があります。ですから、本当に至急連絡がほしい場合は“as soon as possible”がベターです。ですから、クイズの正解はAです。

ビジネス相手に英語で催促するときは丁寧かつ明確に!

日本では、「あの件はどうなっていますか?」など、丁寧ではあるものの、「催促」をしなくてはいけないことを、はっきりと言葉にしないことが多いですよね。ビジネスで英語を話すときも、もちろん丁寧さは必要ですが、用件をはっきりということも大切です。

今回紹介したフレーズを活用して、英語で催促をするときに円滑なコミュニケーションが取れるようにしましょう!

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